Qué información necesita una agencia para definir su proyecto

Use situaciones observables. Los clientes no encuentran el servicio adecuado, las solicitudes llegan sin datos básicos o el equipo transfiere citas entre varias herramientas. Estas frases permiten evaluar si el proyecto responde a una tarea concreta.

Identifique al usuario principal y su contexto. Un comprador que consulta desde el celular necesita otra estructura que un empleado que procesa muchos registros. Las audiencias secundarias pueden incluirse con una prioridad clara.

Indique qué debe poder completar cada usuario: enviar una solicitud de cotización, elegir una cita, aprobar un registro o publicar un artículo. Estas acciones se traducen en pantallas, campos y estados.

Para los recorridos principales, explique qué datos se solicitan y qué ocurre después. ¿A qué sistema llega la consulta? ¿Quién la atiende? ¿Qué confirmación recibe la persona? Las respuestas revelan integraciones y responsabilidades.

Liste textos, imágenes, datos de producto y reglas de marca.

Asigne un responsable a lo que falta. La cantidad y el formato del contenido influyen en la arquitectura y en la producción visual.

Agregue referencias con una nota sobre lo que le resulta útil: jerarquía, ritmo, navegación o tratamiento de imágenes. Incluya ejemplos que desea evitar y explique la razón. Esa información vale más que una carpeta de enlaces sin comentario.

Mencione el CRM, calendario, sistema de pagos o herramienta de medición que ya utiliza. Indique cuál conserva el registro principal y si existe una API disponible. Una integración requiere acceso y una persona responsable de cada sistema.

Añada restricciones legales, de seguridad o de organización. Pueden incluir región de alojamiento, niveles de acceso o un proceso interno de aprobación. Estas condiciones afectan la arquitectura desde el inicio.

Explique qué evento determina la fecha deseada y cuáles dependencias ya conoce. La fotografía, la migración de datos o una revisión legal pueden definir el calendario. Nombre a la persona que aprobará alcance, contenido y diseño.

Registre lo que quedará fuera de la primera etapa. Una app móvil, una cuenta de cliente o un idioma adicional pueden planearse para después. Así la base puede considerar esas necesidades sin incluirlas en la estimación actual.

Un ejemplo compacto sería: “Nuestros distribuidores tardan en encontrar fichas técnicas. Los compradores deben filtrar productos por aplicación y descargar un PDF sin crear una cuenta. Los datos están en una hoja de cálculo; las fotos y el contenido en español están aprobados. Las consultas deben llegar al CRM actual. La directora de ventas aprueba el proyecto. La cuenta de cliente queda fuera de esta etapa.”

La nota permite formular preguntas específicas. Agregue las referencias y fechas disponibles. Indique también quién aprueba el alcance para delimitar la primera etapa.